クライアント メール 挨拶と名入れタオルで信頼度2倍!

2018/10/29
by 日本 太郎

●クライアント メール 挨拶の書き方

 

<初めての相手に送るビジネスメール>

 

訪問型で、初めての方にお会いした場合や、交流会で名刺をもらいご挨拶のメールをお送りする際に重要になるポイントがあります。多くの方は、初めてお会いした方や企業の担当者や経営者の方と挨拶したのちに、お礼のメールや今後ともよろしくお願いしますというメールをお送りするかと思います。クライアントへのメール挨拶は最低限のビジネスマナーとなっていますので、まずはお送りする習慣をつくりましょう

 

<具体的なメール送信のポイント>

 

メールツール(gmailやアウトルックなど)を活用して送信しますが、共通でメールの送信の際のビジネスマナーを抑える必要があります。

 

・メールアドレス

名刺を確認し、メールアドレスを間違えいようにメモ帳などに先に書き出して、それをコピーすることで間違えずにメールアドレスを入れ込みやすくなります。

 

・件名

相手が複数のメールの中で、最初に目立つように挨拶とわかるように記載します。ビジネスとしてクライアントにメール挨拶をお送りする場合には、「御礼(㈱●●●」、「昨日はありがとうございました(㈱●●)」という御礼とわかるように件名は記載します。1日に名十件と受信する相手の忙しい日々の中で、仕事の優先準備をつけてメール振り分けをしている方であれば、すぐに処理するメールなのか、じっくり対応するべきかなど管理しているため、挨拶をあなたから先に送信している場合には、送信して時間経過が少ない時間に返答がきやすくなります。

 

・メールの書き出し

挨拶のマナーとして、名前を先に記載しましょう。(㈱●●の□□です)と会社名とあたなの名前でメールは書き出します。

 

・文面

メールの文面というのは、短くても長くてもわかりやすく相手にわかりやすく伝えることです。そこでよくありがちな文面は下記のような内容です。

 

一般的例)

 

㈱●●の□□です。

昨日は、ありがとうございました。

 

弊社では、××という商品を扱っています。

ご相談などは、お電話でも受け付けていますので

ご気軽によろしくお願いします。

 

 

これは、クライアントへの挨拶文例としてはよろしくない内容です。

理由としては、挨拶メールに「宣伝」が入っているためです。人脈作り、契約交渉、商材提案などの場合にとっても大事になるのは「関係性ができてないのに提案する」です。これは、インターネットでも同じですし、メールの場合でもどうようです。弊社にも、後日メールで挨拶される方の中にも1回目からprや宣伝する方がいますが、マナーとして早すぎるとすぐに感じます。どんなに、コミュニケーションが上手な方でも同じでしょう。

 

 

良い例)

 

㈱●●の□□です。

昨日は、貴重なお時間ありがとうございます。

 

○○様とのご縁は今後の私にとっても社にとっても

成長するために重要なきっかけとなりました。

 

これから、○○様や御社にとって

お役にたてることがございましたら

ご気軽にご連絡いただけますと幸いです。

 

それでは、今後ともよろしくお願いいたします。

 

 

このように、自社や自分のprよりも「ご縁」に感謝していることや、「何か悩みや相談があったら一生懸命頑張ってくれそう」な文面にすることが大切です。どんな仕事をしている会社かは、ホームページを見ればわかりますが、相手がどんな人で、この人と今後かかわっていけるかどうかの信用という点で関係をつくるきっかけを与えることで次回に相談がきやすくなります。

 

 

●クライアント メール 挨拶から関係を気付く方法

 

<メールはあくまでも繋ぐため>

メールで挨拶し、相手からアクションを待っていてもタイミングが合わない、日常の業務が忙しく忘れてしまうものです。とっても、いい人で終わるのはビジネスとしてはよくないと理解しましょう。チャンスは、誰も同じように来るものですが、チャンスは作っていき、きっかけを相手に与えていくようにしましょう。タイミングによって相談しにくいなどは、ありますが、接触頻度が高い人には相談されやすくなるものです。メール送信後に、1週間程度何もリアクションがなくても、自分からもう1通送信してみてください。

 

<2回目のメール>

挨拶は終わり、2回目以降に送信する場合には「情報」を提供します。同時に、訪問する予定を立てます。2回目のメールには、「相手の会社や個人にとって有益な情報を送ります。」内容は、相手のことをしっかり調べて送りましょう。宣伝ではなく、あくまでも情報です。

 

<訪問をする>

予定をたてて、相手のスケジュールを聞いて訪問ではなく、先日の挨拶として訪問します。これは、ただ伺ったという記録を残すだけでよいのです。その場合に、不在の場合が大半だと思いますが、その際に活用すると効果的なのが「名入れタオル(粗品タオル)」です。

 

近くに寄ったのでという理由をつくり、今後の縁を深めるきっかけを名入れタオルを使って心理的に繋ぐのです。

 

私が以前、訪問型で営業経験をしていた時には、「君は、ほんとうにいつもタイミングがいいよね!相談したいことがあるからちょうどよかった」と頻繁にクライアントから相談されていました。これも、コツとしてネットで相手のお仕事の業界ニュースやホームページを見て世の中の情報を常にとって相手に提供だけしていました。こういう情報をあたえる1分の訪問でも、相手の様子をうかがってタイミングをはかって連絡したりすることで、タイミングがあってきます。

 

 

●クライアント メール 挨拶と名入れタオルの関係性

 

<挨拶メールと名入れタオル>

 

名入れタオルは、会社名や宣伝文句や問い合わせ番号を印字します。訪問した場合に、来た記録を残し印象に残すのには最適です。よく、名刺を置いて帰る営業マンがいますが、収納されやすく記憶に残りません。名刺管理をしているところで同じ方の複数の名刺があっても困るものです。そこで、名入れタオルは消耗品なので、特定の人に会いたくて訪問しても、名入れタオルの場合は社内でつかえるため会社全体の印象と評価につながりやすくなります。毎月1回配っていても、何枚あっても嬉しいものです。

 

このように、デジタルとアナログを組み合わせて是非クライアントのメール挨拶から取引開始、取引継続まで活用してみてください。きっと素敵な未来がまっています。

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